Niewykorzystane przestrzenie i brak sal konferencyjnych – konsekwencja niejasnej strategii miejsca pracy

Bez wspólnego zrozumienia roli biura trudniej jest również podejmować właściwe decyzje dotyczące środowiska pracy.

– Wiele organizacji zaczyna od rozwiązań, podczas gdy tak naprawdę powinny zacząć od potrzeb organizacji. Zanim zaczniemy rozmawiać o metrach kwadratowych i planach pięter, trzeba jasno określić, co biuro powinno wnosić i jakie sposoby pracy powinno wspierać – mówi Henrik Axell, Head of Workplace Strategy w Kinnarps. 

Gdy przestrzeń nie odpowiada potrzebom

Wiele biur nadal jest projektowanych z myślą o innych czasach i innym sposobie pracy. Jednocześnie wiele organizacji wprowadziło szybkie zmiany po pandemii. Oczekiwano, że biura staną się bardziej atrakcyjne i inspirujące, z naciskiem na spotkania, współpracę i kontakty społeczne. W tym procesie pominięto jedną kluczową aktywność – indywidualną pracę wymagającą wysokiego skupienia. Wiele decyzji opierało się na założeniach dotyczących przyszłości pracy, a nie na faktach dotyczących rzeczywistych potrzeb organizacji. 

W obu przypadkach rezultatem jest biuro, które nie zapewnia właściwej równowagi między różnymi typami przestrzeni do pracy. Niektóre przestrzenie pozostają puste, podczas gdy inne są przeciążone. Sale konferencyjne są na przykład wykorzystywane przez pojedyncze osoby do spotkań online lub pracy wymagającej skupienia, ponieważ brakuje bardziej odpowiednich pomieszczeń. Dużą salę zajmuje jedna osoba, podczas gdy inni mają trudności ze znalezieniem miejsca na spotkanie. Pokazuje to, że w miejscu pracy może jednocześnie występować zarówno niewykorzystana przestrzeń, jak i niedobór odpowiednich miejsc. 

Raport Kinnarps pokazuje skalę problemu w liczbach. 51% respondentów uważa, że przestrzeń biurowa nie jest wykorzystywana efektywnie, 70% badanych ma trudności ze znalezieniem dostępnej sali konferencyjnej, a 45% ma trudności z koncentracją w biurze.

– Wyzwanie rzadko polega na tym, ile metrów kwadratowych ma do dyspozycji organizacja, ale na tym, czy dysponuje właściwymi przestrzeniami do pracy i w odpowiedniej liczbie. Każdy metr kwadratowy powinien mieć wartość dla organizacji – mówi Henrik Axell.

Strategia i analiza jako pierwszy krok 

Jasna strategia środowiska pracy, oparta na analizie potrzeb organizacji, wyznacza wspólny kierunek i umożliwia zaplanowanie właściwych rozwiązań.

– Nie istnieją rozwiązania standardowe. Razem z moimi współpracownikami spotkaliśmy setki organizacji, które mierzyły się z podobnymi pytaniami, ale miały różne potrzeby i uwarunkowania. Środowisko pracy należy rozwijać w oparciu o własne cele, kulturę i sposoby pracy organizacji – mówi Henrik Axell.

Wnioski 7 742 pracowników biurowych

Raport Kinnarps Next Office® Insight, opublikowany we wrześniu 2026 roku, łączy aktualne spostrzeżenia na temat wykorzystywania i postrzegania dzisiejszych miejsc pracy – oraz potrzeb, które kształtują przyszłą rolę biura.

Raport opiera się na analizach środowisk pracy przeprowadzonych w latach 2023–2026 i obejmuje wyniki ankiet 7 742 pracowników biurowych w krajach skandynawskich, głównie ze średnich i dużych firm sektora prywatnego, a także z placówek publicznych różnych szczebli. Analizy przeprowadzono w okresie, gdy wiele organizacji na nowo definiowało zarówno sposoby pracy, jak i rolę biura.